前言

规章制度贯穿劳动关系从订立到解除的全过程，既是保障劳动者权益的重要依据，也直接关涉用人单位解除权等核心权利的行使。因此，其效力问题始终是劳动争议中的审查重点与争议焦点。然而，部分用人单位由于法律意识淡薄，在制定规章制度时未能依法履行民主程序，导致实践中劳动争议频发，甚至面临诉讼的风险。笔者从近期代理的一起劳动争议案件中引发了本文的有关思考：规章制度的民主程序究竟重不重要？企业又应如何有效留存相关证据？

引入案例

笔者团队受顾问单位委托代理了一件劳动合同纠纷案件，本案中，劳动者连续两天不间断地在公司全员微信群中发表针对同事个人和公司经营方针的主观臆断观点、结论，并将公司管理层的内部沟通记录肆意在公司全员微信群中予以公开，且在公司领导、同事的善意提醒下仍一意孤行不收手、不纠正。在公司、同事之间造成了极大的负面后果，严重影响了公司的生产经营秩序。因此，顾问单位以其行为违反了《劳动合同法》第三十九条第二款的规定，解除了劳动合同。劳动者据此主张顾问单位违法解除并要求支付赔偿金。顾问单位提交了《入职保证书》《员工守则》《员工手册》等相关证据。

仲裁委审理认为，用人单位与劳动者的合法权益均受法律保护。劳动者虽有权对用人单位的不合理管理行为提出异议，但该权利的行使应当遵循合法、正当的途径与方式。

本案中，申请人与被申请人法定代表人因工作事宜产生争议，申请人情绪化地在工作群内发表不当言论，虽事出有因，但其行为已超出合理表达意见的界限。经他人提醒后，申请人仍在工作群中持续发布大量针对公司经营、管理层及同事的贬损性、揣测性言论，部分内容具有诽谤性质，已对被申请人的正常经营管理秩序造成不良影响。

关于规章制度效力，申请人虽否认收到《员工守则》，但其签署的《入职保证书》中第2条明确载明“我已认真学习了本公司的员工守则的全部内容，并理解和领会守则中的全部内容，同时已领取了《员工守则》一本”。申请人作为完全民事行为能力人，应承担签名确认的法律后果。因此，本委认定申请人知悉《员工守则》内容。另外，被申请人虽未提交证据证明《员工手册》已通过民主程序制定，但被申请人的《员工守则》在申请人入职前已实行，申请人也未举证入职后有对《员工守则》第 2.6 条内容提出异议，且该条款并未明显违反法律、行政法规和政策的强制性规定，本委据此认定该条款对申请人具有约束力该守则相关条款未违反法律强制性规定，对申请人具有约束力。

申请人的行为已违反《员工守则》第2.6.1条中“（26）有意见不通过正常途径反映、表达，而采取不正当的手段和措施进行，如辱骂、报复、人身攻击、使用诽谤性图形或文字等”的规定，属于严重违反规章制度的行为。被申请人据此解除劳动合同符合《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条规定，本委予以认可，故申请人要求被申请人支付违法解除劳动关系赔偿金的仲裁请求，理据不足，本委不予支持。

焦点分析

本案中，值得探讨的点不在于仲裁委对顾问单位是否构成违法解除的认定上，而在于仲裁委关于顾问单位没有举证证明《员工手册》经过民主程序也对劳动者有法律效力的说理上。（需要注意的是这只是个案说理，不代表广州地区仲裁委及法院的普遍裁判观点。）

前述案件中，仲裁委在说理上认为顾问单位虽未举证证明《员工手册》的制定经过民主程序，但《员工守则》第 2.6 条内容未违反法律强制性规定且劳动者已知悉其内容，因此对劳动者具有约束力。本案仲裁委并未明确给出这种观点的出处，但经笔者查阅，此观点应该是来自已被废止的广东司法文件《广东省高级人民法院、广东省劳动争议仲裁委员会关于适用《劳动争议调解仲裁法》《劳动合同法》若干问题的指导意见》（粤高法发〔2008〕13号）第二十条：“用人单位在 《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过 《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示或告知的，可以作为用人单位用工管理的依据。

《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，未经过 《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知，劳动者没有异议的，可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据。“虽然该文件本身已被废止，但并不意味着其中的观点一概不能作为说理时的参考依据，援引即当然构成错误。

从立法沿革来看，《劳动合同法》最初版本自2008年1月1日起施行，而《粤高法发〔2008〕13号》发布于同年6月23日。据此可以推知，该文件第二十条虽未明言，其本意更宜理解为在《劳动合同法》实施之初，为用人单位设定一段适应与过渡的“缓冲期”。

对此，部分地区也出台了相关司法性文件进行了明确：

深圳：

《深圳市中级人民法院关于印发《深圳市中级人民法院关于审理劳动争议案件的裁判指引》的通知》【深中法发〔2015〕13号】－地方司法文件

七十二、用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示或告知的，可以作为用人单位用工管理的依据。

《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或重大事项时，未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知的，劳动者没有异议的，可以作为用人单位用工管理的依据。

北京：

《关于印发《北京市高级人民法院、北京市劳动人事争议仲裁委员会关于审理劳动争议案件解答（一）》的通知》【京高法发〔2024〕534号】－地方司法文件

63. 用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度的效力如何认定？

用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示或告知的，可以作为用人单位用工管理的依据。

浙江：

《浙江省劳动争议仲裁委员会关于印发《关于劳动争议案件处理若干问题的指导意见（试行）》的通知》

【浙仲〔2009〕2号】－地方其他文件

30. 用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过该法第四条第二款规定的民主程序，但内容不违反法律、行政法规、政策及集体合同规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知的，可以作为仲裁委员会处理劳动争议案件的依据。

《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，未经过该法第四条第二款规定的民主程序的，一般不能作为仲裁委员会处理劳动争议案件的依据。但规章制度或者重大事项决定的内容不违反法律、行政法规、政策及集体合同规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知，且劳动者没有异议的，可以作为仲裁委员会处理劳动争议的依据。

《浙江省高级人民法院民一庭关于审理劳动争议案件若干问题的意见》【浙法民一〔2009〕3号】－地方司法文件

第三十四条 用人单位在 《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过该法第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规、政策及 集体合同规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

《劳动合同法》实施后，用人单位制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，未经过该法第四条第二款规定的民主程序的，一般不能作为人民法院审理劳动争议案件的依据。规章制度或者重大事项决定的内容未违反法律、行政法规、政策及 集体合同规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知，且劳动者没有异议的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

湖北：

《湖北省人社厅印发《关于审理劳动争议案件若干问题处理意见》的通知》【鄂人社发〔2009〕35号】－地方其他文件

（六） 用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序，但内容未违反法律、行政法规及政策规定，并已经向员工公示或告知的，可以作为劳动争议仲裁机构审理案件的依据。

（七）《劳动合同法》实施后，用人单位在制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为劳动争议仲裁机构审理案件的依据。但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向员工公示或告知，且劳动者没有提出异议的，可以作为劳动争议仲裁机构审理案件的依据。

湖南：

《湖南省高级人民法院关于审理劳动争议案件若干问题的指导意见》－地方司法文件

十七、 用人单位在《劳动合同法》施行前制定的规章制度，一般予以认可。

《劳动合同法》施行后，用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者决定重大事项时，未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的，原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定，不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或告知的，可以作为人民法院裁判的依据。

吉林：

《吉林省高级人民法院印发《关于审理劳动争议案件的指导意见》的通知》【吉高法〔2010〕232号】－地方司法文件

19.用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条规定的民主程序，但其内容未违反法律法规及政策规定，并已向劳动者公示或告知的，可以作为用人单位用工管理的依据。

江苏：已失效

《江苏省高级人民法院、省劳动争议仲裁委员会关于印发《关于审理劳动争议案件的指 导意见》的通知》【苏高法审委〔2009〕47号】－地方司法文件

第十八条 用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条规定的民主程序，但其内容不违反法律、行政法规及政策规定，且不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或者告知的，可以作为处理劳动争议的依据。

用人单位在《劳动合同法》实施后制定、修改规章制度，经法定民主程序与工会或职工代表协商，但未达成一致意见，若该规章制度的内容不违反法律、行政法规的规定、不存在明显不合理的情形，且已向劳动者公示或者告知的，可以作为处理劳动争议的依据。

有独立法人资格的子公司执行母公司的规章制度，如子公司履行了《劳动合同法》第四条规定的民主程序，或母公司履行了《劳动合同法》第四条规定的民主程序且在子公司内向劳动者公示或告知的，母公司的规章制度可以作为处理子公司劳动争议的依据。

从上述各地的地方性文件来看，虽然目前并未对未经民主程序的规章制度采取“一刀切”的做法，但笔者从北、上、广、深近三年的案例来看，司法实践中的主流观点仍是对未经民主程序制定的规章制度持否认态度。

      在（2025）粤01民终21584号一案中：法院认为上诉人据以解除劳动合同的《员工手册》第8.2.5条中“员工造成突发事故，经经理组认定为造成公司损失的，公司可不经预告解除合同且不支付经济补偿”条款，因未履行民主制定程序且内容缺乏明确性、合理性，依法不能作为解除劳动合同的依据。

      在（2023）京03民终1107号一案中：法院认为上诉人以被上诉人严重违反公司规章制度即《员工手册》相关规定以及严重失职，营私舞弊，给公司造成重大损害为由与其解除劳动关系，但《员工手册》未经民主程序制定，不得作为解除依据，且上诉人未就被上诉人给公司造成重大损害提交证据予以证明，故上诉人解除劳动合同缺乏依据，属违法解除，依法应当向被上诉人支付违法解除劳动合同赔偿金。一审判决的数额正确，本院予以维持。

      在（2023）沪02民终3939号一案中：法院认为被上诉人提供了证据证明其向上诉人发送过召开民主程序会议的邮件，并将最终确定的规章制度通过邮件向全体员工进行公示。且根据被上诉人一审中提供的BPM系统演示视频显示，被上诉人已通过BPM系统进行规章制度制定、公示等，每个员工都可以下载查阅。一审法院据此认为被上诉人所制定的《员工奖惩管理制度（修订版）》已经过民主程序制定，并向劳动者进行公示，合理有据，本院予以确认。

      诚然，司法实践中确实存在对既定情形下未经民主程序的规章制度效力予以认定的案例，但这类案例实质上是基于公平原则在用人单位与劳动者之间利益平衡的手段，不具有普适性。既然现行《劳动合同法》第四条已对民主程序有明确规定，用人单位在制定或修改涉及劳动者切身利益的规章制度时，仍应严格恪守民主制定及公示程序，切忌心存侥幸。

如何留存履行民主秩序的证据？

一、需要经过民主程序的规章制度范围 

根据《劳动合同法》第四条规定，“直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项”需要经过民主程序，其中包括“劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等”（俗称“八大项”），其他规章制度制定属于公司经营自主权的范畴。

二、履行民主程序“两步走”。

第一步是讨论与协商程序，规章制度应当经职工代表大会或全体职工讨论并提出方案和意见，在此基础上，由用人单位与工会或职工代表通过平等协商予以确定。公司在召开会议前，尽可能保留职工代表选举的相关记录并制作《签到表》；在召开会议时，制作会议记录并形成《会议纪要》，《会议纪要》中可以记载类似“公司依照法律规定成立了职工代表大会，依法推选产生职工代表，并召开会议。会上，公司提交规章制度草案供审议，职工代表积极发表意见、提出建议。经双方平等协商，最终确定并颁布了该规章制度。”同时要求与会职工代表签字并摁手印予以确认。

第二步是公示告知，即将直接涉及劳动者切身利益的内容应当公示并告知劳动者。实践中通常的做法有以下七种：

（1）在公告栏张贴

部分企业，尤其是规模较小的用人单位，会选择在内部公告栏中张贴规章制度，供劳动者查阅。此方式操作简便，但需注意留存张贴照片、记录张贴时间与地点，以应对后续举证需要。

（2）电子邮件通知

企业可将规章制度整理成电子文档，通过电子邮件发送至劳动者邮箱，并要求对方回复确认已阅读并承诺遵守。为增强证据效力，建议事先在劳动合同、入职登记表等文书中明确约定劳动者接收制度文件的指定邮箱地址。

（3）办公系统公布

部分推行无纸化办公的企业，会在公司网址、内部局域网或OA系统中发布规章制度，方便劳动者随时查阅。此方式虽便捷，但为防范争议，建议辅以员工浏览记录或定期截图留存，必要时可办理公证。

在上述七种公式方式中，前三种不建议作为单一公示手段使用。公告栏张贴并非简单“一贴了事”，网络公示虽然便利，但在劳动争议案件中均面临举证难度大、证据效力弱的问题。此类方式通常须经公证方可获得司法采信，部分情形甚至无法补正公证，法律风险较高。从实务角度看，第六种和第七种操作简便且高效，是目前较为普遍的公示方式。企业在选择公示方式时，可以根据自身实际情况多种方式灵活运用。但无论采用何种形式，为规避公司举证不能的风险考虑，最好保留劳动者签字确认的收到或知悉公司规章制定内容，以及承诺遵照执行的书面凭证。

后记

      企业建立合法有效的规章制度，规范劳动用工秩序，维护企业和劳动者的合法权益，从源头上减少劳动争议的发生，对促进和维护劳动关系和谐稳定有着重要意义。

法律依据 

《中华人民共和国劳动合同法》

第四条 用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》

第五十条　用人单位根据劳动合同法第四条规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为确定双方权利义务的依据。

用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。